Giải pháp công nghệ giúp xử lý hiệu quả thanh toán học phí trường học

Nhiều trường học có số lượng học sinh lên tới con số hàng trăm, hàng ngàn học sinh, công tác thu học phí, thanh toán hoá đơn theo phương thức thủ công thực sự là một “nỗi ám ảnh” hàng tháng của bộ phận kế toán, thu ngân. Bài toán này đã có lời giải khi các đơn vị giáo dục áp dụng giải pháp tích hợp hệ thống quản lý thông tin trường học VnEdu và hoá đơn điện tử VNPT-Invoice (Giải 3 sản phẩm triển vọng cuộc thi Nhân tài Đất Việt 2013).

Đặc thù số lượng lên tới cả năm trăm học sinh cho mỗi khối học, vấn đề xuất thông tin thu học phí, làm hoá đơn luôn chiếm rất nhiều thời gian cũng như nhân lực của nhiều nhà trường hiện nay. Trong khi đó, biên chế dành cho công tác này lại chỉ có hạn, do vậy nhiều nhân viên kế toán tại các trường học hiện giờ, cứ mỗi dịp thu học phí, làm hóa đơn cho học sinh hàng tháng là lại không hết việc.

Guồng quay trơn tru thì không sao, chỉ cần một nhầm lẫn nhỏ, như thu thừa hay thu thiếu, nhầm lẫn số tiền của một vài học sinh trong danh sách cả ngàn ấy thôi sẽ phải mất nhiều thời gian, công sức xử lý, rà soát. Vì vậy, nhà trường luôn phải đau đầu với bài toán làm sao có thể thực hiện công tác thu học phí cho học sinh với hình thức khoa học, nhanh gọn nhất nhưng cũng tiết kiệm chi phí, thời gian để có thể đạt hiệu quả cao nhất.

Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác sử dụng hóa đơn khi thu học phí, đảm bảo tiết kiệm thời gian, phù hợp nguồn nhân lực, giảm chi phí đầu tư, triển khai việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý tài chính tại các trường học bằng cách sử dụng hóa đơn điện tử để thu học phí tại các cơ sở giáo dục hiện được triển khai tại nhiều địa phương trên cả nước.

Trên thực tế, việc sử dụng hóa đơn điện tử có các lợi ích như nhanh, tiết kiệm, thông minh, thuận tiện và an toàn. Việc áp dụng phần mềm hóa đơn điện tử trong công tác xuất chứng từ của trường học đã giúp các đơn vị quản lý tốt hơn, loại bỏ tình trạng thu thiếu, thu thừa học phí hoặc các khoản thu khác của học sinh, cũng như sẽ giảm tải các công tác hành chính giấy tờ tốn nhiều thời gian và công sức.

Không chỉ giúp nhà trường đơn giản hóa việc phát hành, an toàn trong sử dụng, lưu trữ và gửi hóa đơn cho khách hàng mà còn giúp tiết giảm chi phí đáng kể trong việc in ấn, bảo quản. Đặc biệt hóa đơn điện tử còn đảm bảo tính công khai, minh bạch về thông tin; giúp cho cơ quan quản lý Nhà nước thuận tiện trong việc tra cứu thông tin để kiểm soát.

Có thể nói, mong muốn trên không chỉ của riêng một trường học nào. Đáp ứng đúng nhu cầu này, mới đây, VNPT đã cung cấp ra thị trường gói giải pháp tích hợp “n trong 1” gồm hệ thống thông tin trường học vnEdu và dịch vụ Hoá đơn điện tử VNPT-Invoice, cung cấp vô số tiện ích trong một giải pháp duy nhất. Sự kết hợp giữa hai mạng giáo dục vnEdu và Hoá đơn điện tử VNPT-Invoice thành một giải pháp CNTT tích hợp hàng đầu không chỉ giúp cho các nhà trường có được một hệ thống thông tin trường học, giúp dễ dàng quản lý dữ liệu nhà trường, kết nối giữa nhà trường và phụ huynh mà còn giảm bớt nhiều công đoạn khi xuất thông tin thu học phí cũng như các chi phí khác.

Nếu như vnEdu sở hữu hệ sinh thái để cung cấp đầy đủ các dịch vụ từ nền tảng e-learning (đào tạo trực tuyến) và quản lý thông tin giữa phụ huynh, giáo viên và học sinh, giúp nâng cao chất lượng công tác quản lý dạy và học ở các nhà trường cũng như nâng cao năng lực quản trị dữ liệu thì theo đại diện của VNPT, việc sử dụng hoá đơn điện tử VNPT-Invoice lại giúp các trường học giảm tới 70% các bước quy trình phát hành; rút ngắn tới 99% thời gian thanh toán, quản lý hóa đơn; tiết kiệm 80% chi phí cho mỗi hóa đơn.

Tân dụng lợi thế của hệ thống quản lý thông tin trường học vnEdu, các nhà trường có thể dễ dàng quản lý dữ liệu, kết nối giữa phụ huynh và học sinh. Khi giải pháp được tích hợp thêm VNPT-Invoice – hóa đơn điện tử, nhà trường thêm một lần nữa giảm bớt nhiều công đoạn khi xuất thông tin thu học phí và các chi phí khác.

Có thể nói, với những tiện ích này, gói giải pháp tích hợp hệ thống quản lý thông tin trường học vnEdu và Hoá đơn điện tử VNPT-Invoice là một sự lựa chọn của nhiều trường học, tổ chức giáo dục trên cả nước hiện nay.

Phạm Lê – VnMedia