Sản phẩm: Hệ thống quản lý điều hành và liên thông văn bản điện tử

18/10/2017

Lĩnh vực dự thi: Sản phẩm CNTT Tiềm năng

Các chức năng nghiệp vụ của sản phẩm:

– Quản lý công văn: Quản lý các văn bản và theo dõi quá trình xử lý văn bản từ khi tạo lập văn bản đến khi kết thúc xử lý. Các loại văn bản cần quản lý bao gồm: văn bản đến, văn bản đi, văn bản dự thảo, hồ sơ văn bản.

– Quản lý công việc: Là nơi điều hành tác nghiệp, trao đổi thông tin của cơ quan. Lãnh đạo có thể truyền đạt các chỉ đạo của mình đến nhân viên, nhân viên có thể trao đổi thông tin với nhau một cách dễ dàng, nhanh chóng.

– Quản lý lịch họp, lịch công tác: Quản lý lịch công tác ở đơn vị. Bao gồm lịch công tác cá nhân, lịch công tác phòng ban, lịch công tác của cơ quan.

– Hồ sơ công việc: Là tủ hồ sơ cá nhân do người sử dụng tạo ra cho cá nhân mình để lưu nhóm công văn, tài liệu tùy ý. Hệ thống hỗ trợ những tính năng như thêm mới hồ sơ công việc, theo dõi, giao việc đến cán bộ khác trong đơn vị.

– Quản lý họp: Quản lý toàn bộ các cuộc họp trong cơ quan. Bao gồm các tính năng như lên lịch họp, đưa tài liệu họp, mời họp, ủy quyền người đại diện, điểm danh thành phần tham dự,…

– Lấy ý kiến: Thông qua chức năng lấy ý kiến hệ thống có thể thu thập tất cả ý kiến của nhân viên trong cơ quan về một chủ đề được đưa ra, có thể tạo lập các cuộc bình bầu.

– Quản lý tin nội bộ: Quản lý tất cả những tin tức, sự kiện trong cơ quan. Có thể tạo lập nhiều chuyên mục khác nhau như tin Công đoàn, tin Đảng bộ và những cán bộ nào được phân quyền mới được xem tin tức theo các chuyên mục đó.

– Báo cáo thống kê: Cung cấp cho lãnh đạo những báo cáo cần thiết để quản lý điều hành trong đơn vị. Bao gồm các báo cáo về tình hình sử dụng hệ thống, tình hình xử lý văn bản từng cá nhân,…

– Quản lý danh mục: Cung cấp cho quản trị hệ thống của cơ quan có thể khai báo, cập nhật các danh mục đơn vị, danh mục phòng ban, danh mục cán bộ,…

– Quản lý hệ thống: Cung cấp cho quản trị hệ thống những công cụ để quản trị, hỗ trợ trong đơn vị. Bao gồm các chức năng như: nhập cán bộ đầu vào, phân cán bộ vào phòng/tổ, phân quyền sử dụng cho từng cá nhân, reset mật khẩu người dùng,…

– Quản lý tin nhắn: Hệ thống cung cấp chức năng nhắn tin giúp lãnh đạo có thể điều hành nhanh bằng tin nhắn. Đặc biệt hệ thống tích hợp tin nhắn tự động vào các chức năng khác như: nhắn tin nhắc duyệt văn bản cho lãnh đạo đối với những văn bản khẩn, nhắc việc tự động cho chuyên viên khi văn bản gần đến hạn xử lý.

Chức năng quản trị:

Đối với quản trị được chia làm 2 nhóm: quản trị người dùng và quản trị hệ thống.

Quản trị người dùng: Tạo lập, cập nhật danh sách phòng ban, danh sách cán bộ, danh sách chức danh,…trong cơ quan mình. Phân quyền các bộ phận chức năng và các nhân viên theo chức danh hợp lý. Hỗ trợ Reset mật khẩu, điều chuyển công tác, thu hồi quyền truy cập các nhân viên trong cơ quan mình.

Quản trị hệ thống: Tạo lập, cập nhật danh sách phòng ban, danh sách cán bộ, danh sách chức danh,…cho tất cả các đơn vị đang triển khai. Phân quyền các bộ phận chức năng và các nhân viên theo chức danh hợp lý. Hỗ trợ Reset mật khẩu, điều chuyển công tác, thu hồi quyền truy cập các nhân viên của tất cả các đơn vị đang triển khai. Cập nhật các danh mục tỉnh, huyện, xã, dân tộc, tôn giáo, trình độ,….Thống kê tình hình sử dụng, xử lý văn bản của các đơn vị đang triển khai. Khắc phục sự cố, sao lưu, phục hồi dữ liệu.

Chức năng sao lưu, phục hồi:

– Active Directory 2008 (AD) để tự động hóa việc quản lý mạng dữ liệu người dùng, bảo mật và các nguồn tài nguyên được phân phối, cho phép tương tác với các thư mục khác.

– Distribute File System (DFS) để đồng bộ dữ liệu các File trên Server.

– Network Load Balancing (NLB) để cân bằng tải cho Web Server.

– Cấu hình Oracle Data Guard (ODG), RAC Oracle để đồng bộ CSDL cho hệ thống.

Đặc điểm nổi bật của phần mềm:

– Nền tảng công nghệ Web-base, khai thác thông tin qua Internet nên dễ dàng triển khai. Tương thích với các trình duyệt Web thông dụng như Internet Explorer, FireFox, Google Chrome.

– Đa dạng thiết bị đầu cuối: Người dùng có thể truy cập thông qua các thiết bị có kết nối Internet như: Iphone, Ipad, máy tính bảng, laptop, máy tính desktop,…

– Quy trình nghiệp vụ: Tuân thủ các yêu cầu quy định pháp luật hiện hành về văn thư, lưu trữ. Phù hợp các yêu cầu về quy trình nghiệp vụ thực tế. Cho phép tự định nghĩa các chu trình lưu chuyển văn bản đi, đến và nội bộ.

– Kiến trúc, thiết kế mở: Dễ dàng nâng cấp đáp ứng sự mở rộng về quy mô của tổ chức, công việc, dẫn tới mở rộng mức độ nghiệp vụ, số lượng người tham gia hệ thống, dung lượng lưu trữ dữ liệu.

– Tính hiệu quả và khả dụng: Có thể triển khai phân tán cho từng cơ quan nhà nước, doanh nghiệp hoặc có thể triển khai tập trung diện rộng cho toàn tỉnh, các đơn vị triển khai có thể trao đổi văn bản liên thông với nhau.

– Tính chính xác và tin cậy: CSDL Oracle có khả năng lưu trữ dữ liệu với dung lượng lớn, tính ổn định cao. Có khả năng lưu trữ được nhiều dạng dữ liệu khác nhau như dữ liệu có cấu trúc, dữ liệu phi cấu trúc được lưu trữ dưới dạng tệp gắn kèm (dữ liệu tệp văn bản, dữ liệu phim, ảnh, âm thanh).

– Giao diện được thiết kế thân thiện với người dùng. Bố cục giao diện hợp lý giúp cho các thao tác nhập và tra cứu dữ liệu nhanh và thuận tiện. Các chức năng sử dụng được thiết kế phong phú, đầy đủ, và được bố trí hợp lý trên giao diện đáp ứng phục vụ tất cả các nhu cầu quản lý và xử lý văn bản của cơ quan.

– Tích hợp Viễn thông và CNTT: Có tích hợp xác thực người dùng qua tin nhắn SMS, nhắc việc, điều hành qua hệ thống tin nhắn SMS nhanh chóng, kịp thời.

– Đã thực hiện liên thông 4 cấp với VPCP: Đã kết nối liên thông gửi nhận văn bản 4 cấp qua mạng TSLCD cho: Bộ Xây dựng và 13 tỉnh Tiền Giang, Hà Giang, Ninh Bình, Nghệ An, Cao Bằng, Sơn La, Tuyên Quang, Lào Cai, Phú Thọ, Sóc Trăng, Bến Tre, Phú Yên, Đắk Nông.

– Giám sát quy trình luân chuyển văn bản 3 cấp: Tỉnh -> Huyện -> Xã.

– Tích hợp ký số CA của Ban cơ yếu chính phủ, VNPT-CA.

– Công nghệ điện toán đám mây.

– Có phiên bản ứng dụng trên App Mobile.

– Cho phép soạn thảo, chỉnh sửa trực tiếp văn bản trên web.

– Cho phép điều hành, trao đổi nhanh chóng (Chat Online).

– Công khai tình hình trao đổi văn bản qua mạng trên Cổng thông tin điện tử Chính phủ (http://chinhphu.vn/).

Nhóm tác giả: Nhóm VNPT-iOffice (Trung tâm Công nghệ Thông tin – VNPT Tiền Giang)

Lê Nguyễn Quốc Thái

Nguyễn Hoài Linh

Mai Xuân Tứ

Nguyễn Xuân Quang